!Bienvenido al manual de operación de BuzónWEB!

El presente documento muestra paso a paso las funciones y características del sistema de recepción de comprobantes fiscales BuzonWEB. Con este manual el usuario aprenderá a hacer uso del sistema de manera sencilla.

1.- Ingrese a http://webapp.buzoncfdi.mx/empresas

2.- Visualizará la siguiente pantalla:

3.- Seleccione la empresa a la que pertenezca

4.- Una vez seleccionada la empresa, identifique su tipo de usuario: Proveedor (Desea enviar facturas) o Usuario (Desea gestionar las facturas de la empresa) en la siguiente pantalla:

3.- En la siguiente pantalla, capture sus datos de acceso

El menú de configuración, le permitirá hacer diferentes configuraciones para determinar el funcionamiento de su sistema BuzónWEB

Esta pantalla tiene las siguientes pestañas donde se agrupan diferentes tipos de configuraciones

En la pestaña de Datos Generales se configuran datos que pertenecen a la empresa en General. La pestaña se muestra en la siguiente imagen:

1.- Nombre de la Empresa: En este campo puedes modificar el nombre que aparece en las pantallas de selección de empresa y en la selección de tipo de usuario.

2.- Aviso de comprobantes restantes: En este campo puedes modificar el momento en el que el sistema mostrará una advertencia de que los comprobantes contratados están por terminar.

3.- Comprobantes contratados: En este campo puedes ver cuantos comprobantes ampara la licencia contratada con tu ejecutivo de ventas.

4.- Comprobantes utilizados: En este campo puedes ver cuantos comprobantes se han validado con el sistema de recepción de comprobantes BuzónWEB.

5.- Contactos principales de la empresa: En este campo puedes indicarnos un correo electrónico del contacto con quien podemos tratar todos los temas respecto al Sistema

6.- Cambiar Logo: En este campo puedes personalizar la imagen que se muestra en todas las pantallas y reportes del sistema

El sistema BuzónWEB al ser multiempresa, existen datos que se pueden personalizar por cada RFC que se requiera hacer validaciones de comprobantes CFDI

En la pestaña de Datos de Empresa se configuran datos que pertenecen a cada RFC contratado. La pestaña se muestra en la siguiente imagen:

1.- Empresa: En esta lista desplegable se muestran todos los RFCs contratados; Al seleccionar alguno, los datos en los siguientes campos cambiarán a la configuración del RFC seleccionado.

2.- Requiere PDF: Al palomear esta casilla, se le indica al Sistema que debe forzar al proveedor a enviar un PDF junto con el XML a validar.

3.- Requiere Adicional: Al palomear esta casilla, se le indica al Sistema que debe forzar al proveedor a enviar un documento PDF Adiconal con el XML a validar. Este documento puede ser una Orden de Compra, una nora de remision o cualquier documento adicional que la empresa requiera

4.- Directorio Raíz: En este campo se configura el directrio donde se Respaldarán físicamente una copia de los documentos recibidos.

5.- Subdirectorio de comprobantes Válidos:En este campo se configura el subdirectorio donde se respaldan los comprobantes válidos

6.- Subdirectorio de comprobantes InvVálidos: En este campo se configura el subdirectorio donde se respaldan los comprobantes Inválidos

7.- Nombre de Archivos: En este campo se configura el formato de nombre que tendrán los archivos recibidos

El sistema BuzónWEB al ser multiempresa, existen datos que se pueden personalizar por cada RFC que se requiera hacer validaciones de comprobantes CFDI

En la pestaña de Notificaciones se configura la cuenta de correo desde donde se envían las notificaciones del sistema. La pestaña se muestra en la siguiente imagen:

1.- Empresa: En esta lista desplegable se muestran todos los RFCs contratados; Al seleccionar alguno, los datos en los siguientes campos cambiarán a la configuración del RFC seleccionado.

2.- Notificar: Al palomear esta casilla, se le indica al Sistema que debe enviar un correo electrónico cada que se reciba un comprobante o éste cambie de estatus.

3.- Correo Emisor: en este campo se configura la dirección de correo desde donde se enviarán los correos

4.- Servidor: En este campo se configura el servidor desde donde se enviarán los correos.

5.- Usuario:En este campo se configura el usuario que se utilizará para enviar los correos.

6.- Contraseña: En este campo se configura la contraseña que se utilizará para enviar los correos.

7.- Puerto: En este campo se configura el puerto que se utilizará para enviar los correos.

8.- SSL:En este campo se especifica si el servidor necesita seguridad SSL para enviar los correos.

9.- Botón Probar: Una vez configurados los datos, debemos probar que la configuración haya sido la correcta.

El sistema BuzónWEB al ser multiempresa, existen datos que se pueden personalizar por cada RFC que se requiera hacer validaciones de comprobantes CFDI

En la pestaña de FTP se configura la cuenta de FTP en donde se envían los comprobantes recibidos. La pestaña se muestra en la siguiente imagen:

1.- Empresa: En esta lista desplegable se muestran todos los RFCs contratados; Al seleccionar alguno, los datos en los siguientes campos cambiarán a la configuración del RFC seleccionado.

2.- Ruta: Ruta de la carpeta FTP donde se depositarán los comprobantes

3.- Puerto: En este campo se configura el puerto que se utilizará para conectarse al FTP.

4.- Usuario:En este campo se configura el usuario que se utilizará para conectarse al FTP.

5.- Password: En este campo se configura la contraseña que se utilizará para conectarse al FTP.

6.- Puerto: En este campo se configura el puerto que se utilizará para conectarse al FTP.

7.- Botón Probar: Una vez configurados los datos, debemos probar que la configuración haya sido la correcta.

El sistema BuzónWEB al ser multiempresa, existen datos que se pueden personalizar por cada RFC que se requiera hacer validaciones de comprobantes CFDI

En la pestaña de SFTP se configura la cuenta de SFTP en donde se envían los comprobantes recibidos. La pestaña se muestra en la siguiente imagen:

NOTA: No confundir con FTPS, es un protocolo diferente. El aplicativo solo soporta SFTP.

1.- Empresa: En esta lista desplegable se muestran todos los RFCs contratados; Al seleccionar alguno, los datos en los siguientes campos cambiarán a la configuración del RFC seleccionado.

2.- Ruta: Ruta de la carpeta SFTP donde se depositarán los comprobantes

3.- Puerto: En este campo se configura el puerto que se utilizará para conectarse al SFTP.

4.- Usuario:En este campo se configura el usuario que se utilizará para conectarse al SFTP.

5.- Password: En este campo se configura la contraseña que se utilizará para conectarse al SFTP.

6.- Puerto: En este campo se configura el puerto que se utilizará para conectarse al SFTP.

7.- Botón Probar: Una vez configurados los datos, debemos probar que la configuración haya sido la correcta.

En la pestaña de Bienvenida a proveedores, se configura la pantalla que visualizarán los proveedores una vez que ingresen al portal. La pestaña se muestra en la siguiente imagen:

En el cuadro de captura, puede configurar la pantalla de bienvenida.

1.- Botón Guardar: Una vez configurados los datos, con este botón se guarda la configuración.

El catalogo de departamentos, le permitirá gestionar la pertenencia de los usuarios a algun departamento. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

Consta de 2 secciones:

1.- Cuadro de selección de empresa o RFC: Al cambiar de empresa, se mostrarán en la cuadrícula los departamentos de esa empresa

2.- Lista de departamentos: En esta cuadrícula se muestran los departamentos de la empres seleccionada.

Cada registro de la cuadrícula tiene un botón 'Editar', el cual le permitirá cambiar el nombre del departamento a editar.

Botón Nuevo departamento: Este botón le permite generar un nuevo departamento en la Empresa seleccionada.

El catalogo de departamentos, le permitirá gestionar la pertenencia de los comprobantes a algun estatus. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

Consta de 2 secciones:

1.- Cuadro de selección de empresa o RFC: Al cambiar de empresa, se mostrarán en la cuadrícula los estaus de esa empresa

2.- Lista de estatus: En esta cuadrícula se muestran los departamentos de la empres seleccionada.

Cada registro de la cuadrícula tiene un botón 'Editar', el cual le permitirá cambiar el nombre del departamento a editar.

Sólo un estatus puede ser Default. El estatus marcado como 'Default' es al que se asigna automáticamente todos los comprobantes recibidos

Si algún estatus está marcado como 'Editable', permitirá que el proveedor o el usuario asignado pueda modificar el archivo PDF adjunto al XML

Botón Nuevo Estatus: Este botón le permite generar un nuevo estatus en la Empresa seleccionada.

El catalogo de roles, le permitirá gestionar la pertenencia de los usuarios a algun rol. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

Consta de 2 secciones:

1.- Cuadro de selección de empresa o RFC: Al cambiar de empresa, se mostrarán en la cuadrícula los roles de esa empresa

2.- Lista de roles: En esta cuadrícula se muestran los roles de la empres seleccionada.

Cada registro de la cuadrícula tiene un botón 'Editar', el cual le permitirá modificar los permisos del rol a editar. Los permisos se muestran en la siguiente pantalla:

Botón Nuevo Rol: Este botón le permite generar un nuevo rol en la Empresa seleccionada.

La pantalla de edición de usuario se muestra en la siguiente imagen:

1.- Descripción Es el nombre del Rol

2.- Pantallas permitidas Para seleccionar las pantallas a las que tendrán accesos los usuarios pertenecientes a este rol

3.- Estatus permitidos Para seleccionar los Estatus a las que tendrán acceso los usuarios pertenecientes a este rol

4.- Usuarios Asignados Para seleccionar los usuarios a los que puede enviar comprobantes

El catalogo de usuarios, le permitirá gestionar a los usuarios que tenrán acceso al sistema. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

Consta de 2 secciones:

1.- Cuadro de selección de empresa o RFC: Al cambiar de empresa, se mostrarán en la cuadrícula los usuarios de esa empresa

2.- Lista de usuarios: En esta cuadrícula se muestran los usuarios de la empresa seleccionada.

Cada registro de la cuadrícula tiene un botón 'Editar', el cual le permitirá editar al usuario.

Botón Nuevo usuario: Este botón le permite generar un nuevo usuario en la Empresa seleccionada.

La pantalla de edición de usuario se muestra en las siguientes imagenes:

     

Consta de 2 Pestañas

1.- Datos Generales: En esta pestaña se configuran los datos de acceso al sistema para ese usuario

2.- Monitoreo: En esta pestaña se configuran los datos de acceso al correo electrónico, el cual se estará monitereando para detectar si tiene nuevos comprobantes en su correo electrónico.

El catalogo de proveedores, le permitirá gestionar a sus proveedores y los usuarios que utilizarán para ingresar al sistema. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

Consta de 2 secciones:

1.- Filtro de búsqueda: El filtro de búsqueda consta de un cuadro de selección, donde se selecciona el campo donde se desea buscar, y un cuadro de texto donde se captura el dato a buscar

2.- Lista de proveedores: En esta cuadrícula se muestran los proveedores que cumplen con la condición del filtro de búsqueda.

Cada registro de la cuadrícula tiene un botón 'Editar', el cual le permitirá editar al proveedor.

Botón Nuevo Proveedor: Este botón le permite generar un nuevo Proveedor.

La pantalla de edición de proveedores se muestra en la siguiente imagen:

1.- Empresas que provee: En este cuadro de selección, se seleccionan las empresas a quienes puede enviar comprobantes

2.- RFC: Cuadro de texto para capturar el RFC del proveedor. Este campo no se valida que el rfc sea correcto.

3.- Razon social: Para capturar el nombre del proveedor

4.- Correo electrónico: Para capturar el correo electrónico del proveedor.

5.- Envía inválidos: En esta casilla se especifica si el proveedor puede enviar documentos inválidos.

Botón Agregar Usuarios: Este botón le permite generar un usuario para que el proveedor pueda ingresar al sistema. Este botón sólo se muestra cuando el proveedor ya ha sido registrado.

Una vez dado de alta un proveedor, es necesario generarle los usuarios con los que accesará al sistema BuzónWEB. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

1.- Lista de usuarios del proveedor: En esta cuadrícula se muestran los usuarios con los que el proveedor puede entrar al sistema BuzonWEB.

Cada registro de la cuadrícula tiene un botón 'Editar', el cual le permitirá editar al usuario del proveedor.

Botón Nuevo Usuario: Este botón le permite generar un nuevo usuario del proveedor.

La pantalla de edición de usuarios del proveedor se muestra en la siguiente imagen:

1.- Usuario: Se le debe asignar un nombre de usuario único a cada usuario de los proveedores

2.- Contraseña: Para asignarle una contraseña al usuario del proveedor.

3.- Repetir contraseña: Para evitar errores al asignar la contraseña

4.- Correo electrónico: Para capturar el correo electrónico del usuario del proveedor. A este correo electrónico se enviarán las notificaciones de cambio de estatus

5.- Activo: En esta casilla se especifica si el usuario está activo para entrar al sistema.

6.- Extranjero: -En esta casilla se especifica si el proveedor puede enviar comprbantes extranjeros, los cuales no se validan.

Una vez que se dieron de alta Proveedores y usuarios de proveedores, éstos pueden entrar al sistema utilizando las claves de acceso generadas.

Los proveedores tienen las siguientes opciones: enviar comprobantes, listar sus comprobantes y cambiar su contraseña.

Para el envío de comprobantes, La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

1.- Cuadro de selección de Empresa o RFC: Al cambiar de empresa, se mostrarán los departamentos de esa empresa

2.- Cuadro de selección de Departamento: Al cambiar de departamento, se mostrarán los usuarios de ese departamento.

3.- Cuadro de selección de Usuario: Para seleccionar al usuario a quien se desea enviar el comprobante

4.- Archivo XML: Para seleccionar el archivo XML que se desea enviar al usuario.

5.- Archivo PDF: Para seleccionar el archivo PDF que se desea enviar al usuario. Se puede configurar que este archivo sea requerido u opcional.

6.- Adjunto: Para seleccionar un archivo PDF que justifique la generacion del XML que se desea enviar al usuario; puede ser una orden compra, un ticket, etc. Se puede configurar que este archivo sea requerido u opcional.

7.- Comentarios: Cuadro de texto libre, que servirá para enviar algún mensaje al usuario que recibe el comprobante.

8.- Botón Validar: Una vez cargados los archivos, éstos se deben validar antes de enviar.

Una vez validados los comprobantes se muestra el detalle de su validación tal como se muestra en la siguiente imagen:

6.- Botón Enviar: Dependiendo de la configuración, se pueden enviar comprobantes inválidos.

Otra forma de enviar comprobantes a los usuarios es por medio del correo electrónico

Para poder recibir comprobantes por correo electrónico, se deben configurar correctamente los parámetros de la pestaña de monitoreo en el menú de usuarios.

Se recomienda que estas cuentas de correo electrónico sean exclusivamente para recepción de comprobantes ya que el sistema elimina los correos electrónicos recibidos con la finalidad de no procesarlos 2 veces.

Una vez recibidos los comprobantes, ya sea por correo electrónico o por medio del portal, los usuarios pueden enviarse éstos comprobantes entre sí, dependiendo los permisos asignados a su rol

Para lograrlo, es necesario que el usuario que desea enviar un comprobante lo tenga asignado

En el cuadro de selección 'Asignar a', debe seleccionar al usuario a enviar el comprobante y dar click en el botón Reasignar

El menú del lado izquierdo sólo muestra las pantallas a las que tienen acceso el usuario con el que se ingresó al sistema. Estos accesos están determinados por el rol al que pertenece el usuario

Esta pantalla es la pantalla inicial de los usuarios, funciona como una bandeja de entrada. Solamente muestra los ultimos 500 comprobantes que cumplen con el criterio de búsqueda. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

Consta de 2 secciones:

1.- Filtro de búsqueda: El filtro de búsqueda consta de un cuadro de selección, donde se selecciona el campo donde se desea buscar, un cuadro de texto donde se captura el dato a buscar y 2 campos de fecha para seleccionar el rango de fechas a buscar.

2.- Lista de comprobantes: En esta cuadrícula se muestran los ultimos 500 comprobantes que cumplen con la condición del filtro de búsqueda.

Al seleccionar uno o varios comprobantes, éstos se pueden Archivar, Descargar un excel con los resultados de la búsqueda, descargar los XML y descargar los PDF.

Cada registro de la cuadrícula tiene un botón 'Revisar', el cual le permitirá realizar diversas acciones sobre un comprobante. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

1.- Validación: Lo primero que se muestra es la validación realizada al comprobante. Esta validación puede cambiar a travez del tiempo, dependiendo del estado del comprobante puede pasar de inválido a válido y visceversa.

2.- Acciones: .

         a.- Archivar/Desarchivar: Archiva/Desarchiva el comprobante, para mostrarlo o no en la bandeja de entrada del usuario.

         b.- Revalidar: Para verificar si el comprobante ha cambiado su validación.

         c.- Ver validación: Descarga un reporte de la validación realizada al comprobante.

         d.- Ver historial: Revisa el historial del comprobante donde se muestra los cambios de estatus y envios entre usuarios.

         e.- Regresar: Regresa a la pantalla de 'Mis Comprobantes'.

3.- Asignar a: Para seleccionar el usuario a quien se desea enviar el comprobante, una vez seleccionado dar click en el botón 'Reasignar'. Este cuadro de selección se llena dependiendo del rol al que pertenece el usuario y los permisos asignados

4.- Estatus Actual: Para seleccionar el estatus a que se desea cambiar el comprobante, una vez seleccionado dar click en el botón 'Cambiar'. Este cuadro de selección se llena dependiendo del rol al que pertenece el usuario y los permisos asignados

5.- Comentarios del cambio: En este cuadro de texto se pueden capturar comentarios sobre el cambio realizado, ya sea una reasignación o un cambio de estatus.

6.- Receptor: Se muestran los datos del Receptor: RFC y Razon Social.

7.- Emisor: Se muestran los datos del emisor: RFC y Razon Social.

8.- Montos: Se muestran los montos del comprobante: subtotal, Total y Moneda.

9.- Descargar: Con estos botones se pueden descargar los siguientes archivos del comprobante:

         a.- Factura: Descarga la factura en un formato estándar con los datos más relevantes del comprobante.

         b.- XML: Descarga el XML que envió el proveedor.

         c.- PDF: Descarga el PDF que envió el proveedor. Si no envió el PDF este botón no se muestra.

         d.- Adjunto: Descarga el PDF adjunto que envió el proveedor. Si no envió el PDF adjunto este botón no se muestra.

Esta pantalla es similar a la pantalla de 'Mis comprobantes', con la diferencia que aquí se muestran todos los comprobantes cargados en el sistema. Solamente muestra los ultimos 500 comprobantes que cumplen con el criterio de búsqueda. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

Consta de 2 secciones:

1.- Filtro de búsqueda: El filtro de búsqueda consta de un cuadro de selección, donde se selecciona el campo donde se desea buscar, un cuadro de texto donde se captura el dato a buscar y 2 campos de fecha para seleccionar el rango de fechas a buscar.

2.- Lista de comprobantes: En esta cuadrícula se muestran los ultimos 500 comprobantes que cumplen con la condición del filtro de búsqueda.

Al seleccionar uno o varios comprobantes, puedes descargar un excel con los resultados de la búsqueda, descargar los XML y descargar los PDF.

Cada registro de la cuadrícula tiene un botón 'Revisar', el cual le permitirá revisar los datos de un comprobante. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

1.- Validación: Lo primero que se muestra es la validación realizada al comprobante. Esta validación puede cambiar a travez del tiempo, dependiendo del estado del comprobante puede pasar de inválido a válido y visceversa.

2.- Acciones: .

         a.- Ver historial: Revisa el historial del comprobante donde se muestra los cambios de estatus y envios entre usuarios.

         b.- Regresar: Regresa a la pantalla de 'Reportes'.

3.- Receptor: Se muestran los datos del Receptor: RFC y Razon Social.

4.- Emisor: Se muestran los datos del emisor: RFC y Razon Social.

5.- Montos: Se muestran los montos del comprobante: subtotal, Total y Moneda.

6.- Descargar: Con estos botones se pueden descargar los siguientes archivos del comprobante:

         a.- Factura: Descarga la factura en un formato estándar con los datos más relevantes del comprobante.

         b.- XML: Descarga el XML que envió el proveedor.

         c.- PDF: Descarga el PDF que envió el proveedor. Si no envió el PDF este botón no se muestra.

         d.- Adjunto: Descarga el PDF adjunto que envió el proveedor. Si no envió el PDF adjunto este botón no se muestra.

Los proveedores tienen las siguientes opciones: enviar comprobantes, listar sus comprobantes y cambiar su contraseña.

1.- Enviar: Esta pantalla se explicó en: Envío de comprobantes -> Desde el portal de Proveedores.

2.- Listar: Se muestran todos los comprobantes enviados por este usuario. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

Consta de 2 secciones:

1.- Filtro de búsqueda: El filtro de búsqueda consta de un cuadro de selección, donde se selecciona el campo donde se desea buscar, un cuadro de texto donde se captura el dato a buscar y un caja de selección para buscar entre los archivados o no archivados.

2.- Lista de comprobantes: En esta cuadrícula se muestran los ultimos 500 comprobantes que cumplen con la condición del filtro de búsqueda.

Cada registro de la cuadrícula tiene un botón 'Revisar', el cual le permitirá revisar los datos de un comprobante. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

a.- Validación: Lo primero que se muestra es la validación realizada al comprobante. Esta validación puede cambiar a travez del tiempo, dependiendo del estado del comprobante puede pasar de inválido a válido y visceversa.

b.- Acciones: .

         i.- Archivar/Desarchivar: Archiva/Desarchiva el comprobante, para mostrarlo o no en la bandeja de entrada del usuario.

         ii.- Ver historial: Revisa el historial del comprobante donde se muestra los cambios de estatus y envios entre usuarios.

         iii.- Regresar: Regresa a la pantalla de 'Listar'.

c.- Receptor: Se muestran los datos del Receptor: RFC y Razon Social.

d.- Emisor: Se muestran los datos del emisor: RFC y Razon Social.

e.- Montos: Se muestran los montos del comprobante: subtotal, Total y Moneda.

f.- Descargar: Con estos botones se pueden descargar los siguientes archivos del comprobante:

         i.- Factura: Descarga la factura en un formato estándar con los datos más relevantes del comprobante.

         ii.- XML: Descarga el XML que envió el proveedor.

         iii.- PDF: Descarga el PDF que envió el proveedor. Si no envió el PDF este botón no se muestra.

         iv.- Adjunto: Descarga el PDF adjunto que envió el proveedor. Si no envió el PDF adjunto este botón no se muestra.

3.- Cambiar contraseña: .

Los proveedores pueden cambiar su contraseña. La pantalla se muestra en la siguiente imagen:

a.- Anterior: Debe capturar la contraseña anterior.

a.- Nueva: Debe capturar su nueva contraseña.

b.- Confirmar: Para evitar errores debe confirmar la nueva contraseña.